Process Mining : principe et avantages
- Analyse de données
Toutes les entreprises fonctionnent grâce à l’application de processus spécifiques, propres à leur cœur de métier ou bien plus génériques, comme l’informatique ou la comptabilité. Ces processus peuvent parfois être entièrement manuels ou complètement automatisés. Mais, le plus souvent, ils requièrent à la fois l’intervention de l’homme et la puissance d’exécution de la machine. Ce sont les processus semi-automatiques.
La digitalisation des processus fait que ceux-ci laissent toujours une « trace » dans le système informatique de l’entreprise, enregistrée dans le journal d’évènements — plus connu sous son nom de « log » — du logiciel. Ces entrées permettent d’avoir une image exacte de tout ce qui se déroule dans votre organisation. C’est ici qu’intervient le Process Mining.
Définition du Process Mining
Il s’agit d’une analyse factuelle de l’intégralité des empreintes numériques apparaissant lors du processus opérationnel digitalisé, dans le but de modéliser leur déroulement et identifier les tendances.
Ainsi, le Process Mining est un audit complet et objectif du fonctionnement de votre entreprise permettant d’évaluer la performance des processus, de détecter les violations de procédure et d’identifier des blocages.
Les avantages du Process Mining
Le Process Mining permet de répondre à la question que se posent tous les entrepreneurs : « Comment fonctionne exactement mon organisation ? »
Une analyse basée sur des données réelles
Le Process Mining s’appuie sur l’ensemble des flux de données issus de votre système informatique pour reconstruire vos processus. Il décrit alors le fonctionnement réel de votre entreprise.
😱 La première utilisation d’un outil de process mining en entreprise peut parfois faire froid dans le dos. On découvre ainsi qu’il existe une multitude de processus différents du processus théorique.
Exemple :
Normalement, les bons de commande doivent être validés par le responsable de l’atelier pour s’assurer qu’il n’y a pas eu d’erreur de préparation. Dans la réalité ce sont les magasiniers eux-mêmes qui l’émettent, pour gagner du temps. L’outil de process mining va mettre en exergue le fait que la commande a été préparée et validée par le magasinier…
On évalue alors les performances exactes des processus, et les performances estimées. En cherchant, on peut également se rendre compte des problèmes d’élaboration du processus théorique.
Si on reprend notre exemple précédent : en théorie les bons de commande devraient être validés immédiatement par le responsable de l’atelier. Dans la pratique celui-ci est souvent occupé et les magasiniers ne peuvent pas attendre sa validation pour poursuivre leur travail. Ainsi il conviendrait de repenser le processus afin de le rendre plus fonctionnel.
Une analyse automatique qui ne consomme pas les ressources de l’entreprise
Les métadonnées analysées existent déjà dans votre système informatique : le Process Mining ne requiert ni création de données ni saisie d’information additionnelle pour fonctionner. Il s’agit donc d’un outil totalement invisible pour vos équipes, qui n’implique pas de charge de travail supplémentaire.
De plus, le Process Mining repose sur des algorithmes entièrement automatisés et est capable de croiser les données de plusieurs services sans avoir à mettre en place des entretiens et ateliers, comme pour un audit traditionnel. D’ailleurs, cette automatisation permet d’avoir une vue totalement objective des procédés, évitant ainsi d’avoir des résultats erronés à la suite d’une erreur humaine.
Une présentation simplifiée des analyse
Les outils de Process Mining donnent la possibilité d’obtenir des résultats visuellement clairs et compréhensibles, que ce soit sous forme de graphiques ou de cartographie des processus.
Ceci facilite l’étude des informations obtenues et permet d’identifier rapidement les goulots d’étranglement, les inadéquations, et les ralentissements. L’optimisation des processus de l’entreprise s’en trouve donc accélérée.
La simulation des processus
Les solutions de Process Mining les plus avancées permettent de lancer des simulations de nouveaux processus, tout en se basant sur les mêmes données réelles obtenues précédemment.
Ceci permet de tester diverses solutions aux problèmes découverts avant leur mise en application effective, afin d’éviter un éventuel blocage de l’entreprise et de mettre en place un processus optimal.
Les différents outils de Process Mining
Il existe différents outils de Process mining et certains sont déjà très connus, on citera les leaders du marché à savoir :
On peut également citer quelques challengers comme :
On vous prépare un petit comparateurs de ces différentes solutions pour les semaines à venir 😊
Bien utiliser le Process Mining
Si un logiciel de Process Mining est particulièrement utile pour obtenir une vision précise du fonctionnement d’un service ou d’une entreprise, il ne faut pas oublier qu’il s’agit d’un outil informatique qui demande de prendre quelques précautions :
- La mise en place doit garantir que toutes les métadonnées utiles sont bien prises en considération
- L’analyse objective des faits ne prend évidemment pas le « ressenti », les « compétences métiers », qui restent propre à l’être humain et dont l’importance ne doit pas être négligée.
- La connaissance des processus et de leur finalité est indispensable pour compléter l’analyse faite par le logiciel.
Tout ceci fait que, pour bénéficier d’une initiative de Process Mining efficace et utile pour votre entreprise, il est recommandé de vous faire accompagner par une équipe de spécialistes ayant les connaissances nécessaires pour vous aider.
Ainsi, vous aurez la garantie de bien gérer votre projet de Process Mining, avec des recommandations utiles pour l’optimisation de vos processus et un soutien pour l’implémentation des changements nécessaires.
Les équipes d’Altermès sont à votre disposition pour partager leur expérience et vous aider à obtenir des résultats probants permettant à votre entreprise de gagner en efficacité grâce au Process Mining.
En bref le Process Mining :
- est une analyse objective des processus de votre entreprise
- repose sur les données réelles de votre organisation.
- n’implique pas de travail supplémentaire pour vos équipes
- est un outil puissant qui demande certaines connaissances spécifiques
Si vous avez besoin d’une démonstration, c’est parti avec une petit introduction au process mining avec l’outil CELONIS :
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